Zakres obowiązków pracownika biurowego
Pracownik biurowy zajmuje się przede wszystkim administrowaniem i kompleksową obsługą biura. Dokładne zadania osoby zatrudnionej na tym stanowisku zależą od zakresu działalności firmy lub urzędu, w którym jest zatrudniona.
W zależności od miejsca pracy może on odpowiadać za kontakty z klientami firmy, współpracownikami z firm zewnętrznych oraz wykonywać prace archiwizacyjne. Dlatego pracownik biurowy powinien posiadać szeroki zakres umiejętności, cechować się dobrą organizacją pracy oraz samodzielnością w realizowaniu powierzonych mu zadań.
Niezależnie od miejsca zatrudnienia pewne ogólne zadania i obowiązki pracownika biurowego pozostają jednak niezmienne. Należą do nich przede wszystkim:
- sumienne wykonywanie poleceń wszystkich przełożonych
- obsługa programów komputerowych koniecznych do wykonywania obowiązków, takich jak edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne i bazy danych
- obsługiwanie poczty tradycyjnej oraz elektronicznej
- sporządzanie różnego rodzaju dokumentów firmowych, raportów, sprawozdań i zestawień oraz nadzorowanie ich obiegu
- obsługiwanie urządzeń biurowych, takich jak komputer, drukarka czy kserokopiarka
- odbieranie telefonów i przeprowadzanie rozmów telefonicznych lub kierowanie ich do odpowiednich organów firmy
- nadzorowanie i porządkowanie dokumentów firmowych oraz ich odpowiednia archiwizacja
- jeśli pracownik biurowy odpowiada za kontakt z klientami, powinien odpowiednio reprezentować firmę i budować jej dobry wizerunek, w zależności od stanowiska powinien także kontaktować się z klientami obcojęzycznymi
- wykonywanie różnych zadań organizacyjnych i koordynacyjnych, na przykład organizowanie spotkań.
Pracownik biurowy jest również zobowiązany, tak jak każdy inny pracownik, do przestrzegania regulaminu obowiązującego w miejscu pracy, jak najlepszego wykonywania swoich obowiązków, ciągłego podnoszenia swoich kwalifikacji, znajomości wszystkich przepisów i instrukcji, także BHP oraz przeciwpożarowych, i przestrzegania ich w czasie pracy.