Obowiązki referenta
Stanowisko referenta tworzone jest w firmach prywatnych, instytucjach samorządowych i placówkach budżetowych, w których to występuję spory przepływ dokumentacji, poczty czy aktów prawnych. Obecnie rozróżnia się referentów biurowych - pełniących funkcję sekretarzy i asystentów - oraz kancelaryjnych, którzy to odpowiedzialni są za przygotowywanie i weryfikowanie dokumentów potrzebnych w sprawach adwokackich i sądowych.
Referentem nazywane są też często najniższe stanowiska w danym przedsiębiorstwie, w którego ramach przygotowuje się daną osobę do pracy na wyższym szczeblu i wprowadza w tajniki działalności.
Do obowiązków referenta biurowego mogą należeć:
- odbieranie, adresowanie i wysyłanie poczty
- porządkowanie i katalogowanie poczty przychodzącej
- przygotowywanie dokumentów dla pozostałych pracowników poprzez kserowanie, kopiowanie i porządkowanie
- przyjmowanie i wysyłanie faksów
- przygotowywanie i rozsyłanie ofert dla ewentualnych kontrahentów
- prowadzenie wstępnej księgowości
- wystawianie i księgowanie faktur
- dopilnowywanie terminów płatności faktur i wypłat
- wyszukiwanie informacji
- podbijanie dokumentów pieczątkami
- zapisywanie umówionych przez zwierzchników spotkań, zebrań i szkoleń
- odbieranie telefonów interesantów i przekierowywanie ich do odpowiedniego działu
- wyszukiwanie kontaktów telefonicznych, adresowych i internetowych
- obsługa charakterystycznych dla danej branży programów komputerowych
- przygotowywanie wzorów umów, dokumentów
- pomoc asystencka, w tym parzenie kawy, realizowanie zakupów, wykonywanie innych obowiązków zleconych przez zwierzchnika.
Obowiązki referenta kancelaryjnego określane są przez akty prawne i należą do nich:
- rejestracja spraw w odpowiednich ku temu organach
- uzupełnianie akt sprawy i przygotowanie ich do obróbki adwokackiej
- dopilnowywanie terminów przekazywania dokumentów, zawiadomień i ewentualnych rozpraw
- tworzenie projektów zawiadomień, pism i listów oficjalnych.