Zakres obowiązków sekretarki
W każdej firmie sekretariat jest miejscem "pierwszego kontaktu" z klientem, zarówno tym dzwoniącym, jak i osobiście odwiedzającym jej siedzibę. Większość dokumentów przechodzi przez ręce pracującej tam osoby, jest ona odpowiedzialna za sprawne funkcjonowanie mechanizmu jakim jest firma, poprzez ustalanie terminów spotkań, segregację dokumentacji a także - niemniej ważne - wywieranie pozytywnego wrażenia na interesantach i udzielanie informacji.
Zakres obowiązków sekretarki obejmuje :
a) Współpraca z bezpośrednim przełożonym:
- Organizacja harmonogramu dnia pracy przełożonego,
- Ustalenie długoterminowego harmonogramu spotkań, zebrań i terminów,
- Prowadzenie terminarza spotkań z klientami i współpracownikami,
- Organizacja podróży służbowych,
- Kopiowanie dokumentów,
- Przygotowanie sprawozdań,
- Obsługa przełożonego i interesantów / gości (rezerwacje restauracji, serwowanie napojów i przekąsek w czasie spotkań),
- Dbałość o porządek gabinetu przełożonego,
- Wypełnianie innych poleceń przełożonego,
b) Prowadzenie sekretariatu, na które składa się szereg obowiązków:
- Odbiór, rejestracja i segregacja poczty i przesyłek kurierskich.
- Archiwizacja dokumentacji biurowej.
- Prowadzenie rejestru zarządzeń i uchwał zarządu firmy.
- Zakładanie, aktualizowanie i przechowywanie akt osobowych.
- Przygotowanie korespondencji w zakresie wskazanym przez przełożonego.
- Przygotowanie materiałów niezbędnych do prezentacji, konferencji, innych celów.
- Przygotowanie sprawozdań, przepisywanie dokumentacji.
- Prowadzenie rejestru dokumentów przechowywanych w sekretariacie.
- Udostępnianie dokumentacji biurowej pracownikom.
- Przygotowanie konferencji i zebrań pracowniczych, również ze strony socjalnej.
- Dbałość o porządek oraz nienaganny wygląd miejsca pracy.
c) Systematyczne doposażanie biura w artykuły niezbędne do właściwego funkcjonowania biura, takie jak:
- Prasa specjalistyczna, właściwa dla branży firmy oraz zlecona przez przełożonych.
- Artykuły i materiały biurowe (papier, papeteria, artykuły piśmiennicze, zszywki, urządzenia biurowe i dodatkowe akcesoria).
- Zaopatrzenie socjalne biura.
d) Prowadzenie spraw administracyjnych pod kierownictwem przełożonego, składanie przed nim raportów z postępów w tych sprawach